Отчеты пользователей нашего портала в большинстве своем говорят о том, что зачастую индивидуальные застройщики выбирают так называемый «хозяйственный способ» ведения строительства. То есть, частично своими руками, частично привлекая помощников или небольшие бригады со стороны. Стоимость строительства в таком случае ниже, ведь застройщику не приходится содержать штат офисных сотрудников строительной компании (бухгалтеров, сметчиков, проектировщиков, инженерно-технических работников и т. д.), что обуславливает значительную экономию. С другой стороны, все эти обязанности теперь ложатся на активные, но не всегда опытные плечи частника.
Самостоятельно сделать проект, составить смету, нанять бригаду, выгнать бригаду, нанять новую, заказать технику, выяснить, что она не проедет к участку, отсыпать дорогу, закупить материалы и т.д. Десятки задач различной направленности, сотни операций и постоянные вопросы, вопросы, вопросы. И плюс ко всему этому – необходимость обеспечить непрерывный контроль за всем происходящим на стройке. Не зря многостраничные темы нашего портала, вроде «Нужен план действий» или «Заказчик и рабочий. Как построить правильные отношения» в большинстве своем касаются проблематики контроля и учета расходов.
— И самое главное — присутствуйте на стройке как можно чаще, контролируйте каждую операцию, какого бы прораба вы не наняли и как бы сильно ему не доверяли. Отсутствие контроля провоцирует разгильдяйство.
Такой подход, безусловно, имеет право на жизнь, более того, он зачастую оправдан, однако неужели нельзя решить подобную проблему более цивилизованно, так сказать, в духе времени? В нашей сегодняшней статье мы коснемся основных ключевых моментов, требующих особого внимания при самостоятельной организации строительных работ, а также поговорим о современных цифровых методах обеспечения контроля. В качестве консультанта мы пригласили разработчика программной платформы «Строительный Ассистент». Особую ценность создает тот факт, что поводом для разработки приложения послужил как раз личный опыт строительства жилого дома.
Содержание
- Как организовать учет затрат и нужно ли это делать
- Организация документооборота стройки
- Фотофиксация – это не только память, но и гарантия
Организация учета затрат
В случае, если для строительства дома вы нанимаете строительную компанию, то в принципе вам нет необходимости заморачиваться с учетом затрат и детализацией расходов. Все это можно вести факультативным порядком, поскольку компания предоставляет детальную смету и, соответственно, ведет постатейный учет, выписку из которого можно получить по запросу. Иная ситуация, если вы строите сами.
Ведение подробного учета всех расходов позволяет вам более четко планировать строительный процесс, а так же осуществлять контроль над тратами и над списанием материалов. Вот ярчайший пример:
Я про деньги. Строительство дома нам предстоит, но есть опыт по постройкам на даче, доведению до ума самой дачи и капитального ремонта двушки.
После спора с мужем я стала оставлять все чеки. Поспорили мы из-за ерунды. Я стала считать ВСЁ ПОДРЯД, т. е. например ремонт ванной: сама ванна, раковина, плитка, клей, крестики для плитки, миксер на дрель и т. д. Муж сказал, что это глупо, считать крестики для плитки за 20 руб и миксер для дрели за 70 руб. Всё это ерунда! Вот после этого я и стала собирать чеки. Мне было просто интересно, что и во сколько нам обойдётся, ну и немножко обидно.
Из 600 тысяч потраченных на ремонт квартиры, «ерунда» обошлась нам в СТО ТЫСЯЧ! И это при том, что минимальный запас приспособлений и расходных материалов у нас был.
Казалось бы, пустяк – мелкие расходные материалы, а уже потеряно 15% бюджета и, не учти вы этот «пустяк» в своих расходах – это, как минимум обернется конфликтом с рабочими и ненужными переживаниями об исчезнувших в бездне стройки деньгах.
Что советуют опытные пользователи?
Обязательно заведите «ежедневник» для стройки и покупки материала и записывайте что и где купили и по какой цене, кстати и вернуть потом проще (например остатки) если их принимают. На компе вариант если это лэптоп … но не всегда удобно. Туда же можно писать, сколько чего нужно купить. Всегда с собой … ничего не забывается. Уменьшенную копию проекта дома и планировку участка с размерами. (Может подвернуться более дешевый материал, а размеров нет и на «объекте» никого нет, чтобы позвонить). Там же можно записывать цены работников, кранов экскаваторов и прочей техники (визитки прямо степлером прикрепляйте к листам) их телефоны и прочее.
Вариант? Сомнительный. Чисто технически, к концу строительства вы будете иметь «чемодан бумаг», который нужно постоянно таскать с собой и в случае необходимости разыскивать ту или иную бумажку. А если забыли или, не дай бог, потеряли? Это ведь не восстановить.
Если застройщик «на ты» с компьютером, то можно организовать учет расходов и затрат в Excel или, совсем уж высший пилотаж, написать собственный софт.
Решил тоже вести учет затрат. Сначала тоже пробовал в Excel все считать — неудобно. Поскольку занимаюсь разработкой на 1С, то написал программку, в которой ведется учета
— плановых затрат
— материалов
— расчетов с поставщиками
— фактических затрат
— сравнение плана и факта
— заказы поставщикам и планирование что надо заказать
Отличная идея, но тоже не без изъяна. Что Excel, что частным образом написанная программка – это однопользовательская бухгалтерия, привязанная или к ноутбуку или смартфону. Она хороша для собственного успокоения и организации самого себя. Для полноценной функции контроля ей не хватает открытости, чтобы и заказчик, и подрядчик не просто понимали друг друга, но и видели одну и ту же «картинку», да и «разговаривали на одном языке».
Одним из основных требований, предъявляемых к современному программному обеспечению и мобильным приложениям, является возможность подключения к одной задаче или модулю нескольких пользователей. Установив на свой смартфон мобильное приложение вы можете создать в нем виртуальную стройку своего дома, подключить к ней всех заинтересованных и вовлеченных пользователей (прораб, бригадир, супруг(а)) и фиксировать в ней все текущие операции по объекту. Приложение позволяет фиксировать цены, отслеживать поступление и расход материалов, вести учет задолженностей и произведенных авансовых платежей. При этом каждый подключенный к вашему объекту пользователь моментально видит все вносимые изменения.
Подобный подход позволяет не только четко контролировать расходы и фиксировать текущее положение дел практически в режиме реального времени, но и дисциплинирует исполнителя. Само по себе наличие контроля и прозрачность взаимоотношений уже является залогом того, вам не придется лишний раз доказывать свою правоту. Кроме того, в любой момент приложение проинформирует вас о том, все ли материалы завезены для очередного строительного этапа, ведь держать все это в голове – задача не из легких, а полагаться на блокнот или прозорливость бригадира и вовсе не стоит.
— перед началом каждого этапа работ обязуйте строителей проверить наличие всего необходимого для их производства, если они что-то упустят или забудут или поленятся посчитать — доставка необходимого их силами (это, конечно, не касается форс-мажора, когда вылезли какие-то незапланированные скрытые работы).
Организация документооборота стройки
Еще один важный момент – это хранение и классификация всех документов, а их по стройке будет очень и очень много. Правоустанавливающие на землю, ГПЗУ, различные техусловия, проекты, варианты смет, договора и прочее. Каждый раз, на всякий случай, таскать с собой весь пакет не будешь. Вариант только один – электронная каталогизация, но и здесь есть свои недостатки. Что с того, что документ отсканирован и хранится у вас на компьютере, где-то в одной из многочисленных «Новых папок»? А если он нужен прямо сейчас на объекте в процессе важного обсуждения?
предоставляет широкие возможности по хранению и каталогизации документов в привязке к строящемуся объекту – это очень удобно и позволяет максимально оперативно реагировать на любые запросы, причем дистанционно. Например, бригадир звонит вам и сообщает, что на стройке закончился материал и его нужно срочно докупать иначе вся работа станет. Чтобы проверить справедливость его запроса вам достаточно в пару кликов загрузить в приложении сметную документацию и сверить проектное количество материала с тем, что поступало на объект. Более того, это может сделать и сам бригадир, подключенный к вашей электронной стройке. Подобная функция в разы повышает управляемость строительными процессами без необходимости держать все у себя в голове.
На сегодняшний день для загрузки в приложение доступны основные форматы файлов, которыми пользуются застройщики: изображения, текстовые документы, электронный таблицы и файлы AutoCAD.
Фотофиксация – это не только память, но и гарантия
Одно из главных правил стройки – фотофиксация строительных процессов и этапов. В большей мере это касается того, что называется «скрытыми работами». Узнать, где под стяжкой проходят трассы теплого пола, или в каком месте в стене проложен тот или иной элемент коммуникаций, позволят тщательно и кропотливо сделанные фотографии.
И самое главное: стройка и фотокамера — вещи неразлучные! Всегда фоткайте, где какие провода или трубы проложены. Желательно с привязкой к объектам, которые будут видны после отделки. Очень помогает в будущем! У меня пример перед глазами: надо повесить телек, вроде провод к розетке должен идти от потолка, соответственно пропускаем его посередине кронштейна и сверлим стену. У хозяина остались фотки со времен стройки (6 лет прошло), на них видим, что провод идет сбоку от другой розетки. Хозяин вспомнил, что переносили розетку в последний момент. Хорошо сверлить не начали!
Второй, не менее важный момент – фотографии позволяют всегда освежить в памяти, как был сделан тот или иной узел. Такие вещи бывают очень важны по прошествии лет, когда появляется проблема, либо при продаже дома, когда очень въедливый покупатель интересуется конструктивом.
Фотографирование и видеосъемка процесса строительства. Очень важно. Делайте как можно больше фото на всех этапах стройки! Снимайте все по максимуму и особо не думая. Лишнее удалите. Потом эти фото могут очень-очень пригодиться! Потом будет больше опыта и захотите посмотреть какие-то скрытые вещи — а правильно ли все сделали, а подлезть уже никак нельзя будет. Только фото и выручат. К своим фото возвращался бесчисленное количество раз.
Третье, фотофиксация – это отличный способ дистанционного контроля стройки и ремонтных работ. По сути, на объект можно вообще не выезжать, если работа идет четко и бригадир делает все необходимые фото в нужном ракурсе.
Но сделать комплект фотографий — это мало, его надо сохранить и не потерять. В наш цифровой век многие даже не замечают, как делают по нескольку десятков фотографий в день просто так, в таком фотопотоке не мудрено потерять ценные кадры.
В приложении реализована функция «Фотофиксация», позволяющая подгружать к строящемуся объекту комплекты фотографий с комментариями. Это не только повышает информированность всех участников процесса, подключенных к «вашей стройке», но и значительно сокращает время на согласование. Например, бригада на объекте закончила очередной этап, который требуется принять, а вы в этот момент не имеете возможности подъехать. Нет проблем, бригадиру достаточно загрузить в приложение фото, оставить свои комментарии и вы сможете оценить работу исполнителей дистанционно. Причем, в отличие от обычного мессенджера, загруженные фото не придется при необходимости искать в переписке, они всегда будут доступны в приложении.
Выводы
Сегодня для организации полноценного контроля строительного процесса совсем не обязательно проводить на объекте все свое время, проверяя и перепроверяя исполнителей, нет нужды возить с собой многочисленные бумаги и документы, нужен лишь смартфон и мобильное приложение.
